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WEB会議のファシリテーターは超大事!だらける会議の悪い例と大切な役割

ファシリテーター:効率的な会議を実現するために会議の進行をする人

みんなの意見を中立な立場で確認しながら、建設的に会議を進めるために重要な役割を担っています。

 

WEB会議やオンライン会議が当たり前となってきた時代において、ファシリテーターはさらに重要度が増しています。

WEB会議におけるファシリテーターの役割について考えてみたいと思います。

 

WEB会議のファシリテーターは超大事な理由

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僕の会社ではすべて会議はオンライン化して、対面会議をすることはなくなりました

3つの会議があるのですが、すべてWEB会議です。

 

 

ここで、僕の上司がファシリテーターの会議がまぁだらけちゃうんですね。

WEB会議ではファシリテータの役割が特に大事なので、その理由を解説していきます。

大勢のWEB会議では意見の吸い上げは難しい

大勢のWEB会議、ここでは支店会議がそれに当たります。

30人くらいが同時に接続しているので、なかなか発言はしにくいです。

 

ファシリテーターが進行しながら、周知事項・共有事項の報告が中心になる会議です。

ここで個々の意見を吸い上げようと何人かに話を振るとだらけていきますね。

 

いきなり話を振られても、大した意見は出てこないものです。

大勢で意見を言い合うのにWEB会議は合わない

大勢のWEB会議では意見を言い合うのも向きません。

何か議題に対して話し合うのは少人数にすべきですね。

 

そんなWEB会議でもファシリテーターが、話を誰かに振っちゃったり議論しようとするとだらけます。

 

参加しない人は「早く進めてくれよ」と心で思っているはずです。

みんなが黙る時間でだらける

「何か意見がある方はいますか?」

「・・・・・」

 

大勢の会議で意見を求める時間があると、会議が止まりみんな黙ります。

ここでなかなか発言できる強者はいませんね。

 

誰かの意見を引き出そうとして、この沈黙の時間が多いとだらけますね。

ファシリテーターが話し続ける

ファシリテーターが共有事項、報告事項を伝えるため話続けているのもよくない会議にですね。

 

1人が話しているとだらけてきます。

進行役が報告者を指名しながら進行したほうが、良い流れの会議になります。

その場で考える

小人数のWEB会議においても、その場で考える時間は最小限にしたいところですね。

大事なのは議題を決めることです。

 

話し合って決めるべきことがあるのであれば、それぞれの意見を事前に考えさせておかなければなりません。

 

WEB会議は対面よりも会話に順番が発生します。

それぞれの意見をファシリテーターが引き出しながら、決定まで導いていかないと時間ばかりかかってしまいます。

 

決まらない会議になる理由は事前の準備と、ファシリテーターの進行が大きく関わるのです。

WEB会議におけるファシリテーターの大切な役割

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WEB会議がしっかりと議題が決定し、効率的に進めるにはファシリテーターの役割が重要です。

そこでWEB会議におけるファシリテーターの大切な役割を考えてみます。

スムーズに進行する

WEB会議は対面会議よりもスムーズに進行したいですね。

WEB会議はバラバラに自由に話せるような会議にはなかなかなりません。

 

対面では空気や間が読める場面でも発言がぶつかると譲り合うことはよくあります。

そこをファシリテーターがしきることでスムーズに会議が進行します。

適切な人に発言を振る

みんなの会話の間に委ねるのではなく、ファシリテーターが適切な人に発言を振ることでテンポよく議論は進みます。

 

空気と間を感じながら、WEB会議は進めたほうが効率的ですしだらけません。

せっかく一つの場所に集まらなくても、会議ができるようになっているのですから効率化を進めましょう。

 

意見をとりまとめる

意見のとりまとめは大事ですね。

ファシリテーターがいないWEB会議はなかなかカオスです。

 

中立の立場で意見をききとったら、意見をまとめるのもファシリテータの役目。

意見が対立する場面でも落とし所をうまく見つけて誘導していく。

 

これはWEB会議だからこそ、意見を取りまとめて結論を出せるように進めましょう。

 

WEB会議のファシリテーターは超大事!さいごに

どうしてもちゃんとしたファシリテーターのいないWEB会議は、締まりのないだらけた会議になってしまいがちです。

 

自分が立候補してうまく進行できる会議では、徐々に時間短縮しつつ、物事が決まる会議にできるようになってきています。

 

対面ではないWEB会議に慣れると、もうわざわざ同じ場所に集まる会議を行う必要性は感じません。

 

それぐらい効率的な会議にするには、ファシリテーターの役割が重要なのです。