支店会議とか全員で参加するような会議をリモートでやるときに、ウチの会社はヘタクソだなあと実感しています。
ダメなリモート会議だと思われるポイントをしっかり把握することが、改善点を見つけるためにも必要だと思います。
気づいたポイントを紹介しますね。
ダメなリモート会議の特徴（全員参加）
全員参加するようなリモート会議でやっちゃダメなことがわかってきました。
実際の会議で体験するとよくわかります。
これはやらない方がいいよってことを共有しときます。
一人が一方的に話す
全員参加するようなリモート会議では、一人が一方的に話すような状況になりますね。
みんなが話したら収集がつかなくなります。
司会進行がどう進めるかがカギとなります。
ウチの会社のリモート会議は司会進行が支店長なんですが長いんですよ。
沈黙時間なんかも生まれちゃいます。
1人がずっと話しているとみんなただただ聞いているだけなので、ウンザリしてしまいます。
資料の読み上げ
配布している会議資料の読み上げに費やす時間。
あれってホントに無駄ですね。
事前に配布しているのだから読み上げする必要はありません。
会議資料を事前に読んでないような社員は、そもそも会議の話すら聞いてないわけです。
読んでいる前提で進めるような設計をしていない会議はダメな会議といえるでしょう。
時間がかかる
リモート会議で時間がかかる会議はダメですね。
30人が参加しているとして、1時間かかれば30時間を奪っているわけです。
30時間奪うってやばくないですか？
4人くらいただ働きしているわけですよ。
これを軽く考えている人が多い気がします。
何かを決める会議と共有する会議は違います。
決めるためにリソースを割くのと共有するためにリソースを割くなら、共有は事前に資料を読ませることが大切ですね。
ダメなリモート会議を改善するポイント（全員参加）
ダメなリモート会議の悪い点を理解できれば改善できそうですね。
改善するポイントを考えてみます。
時間を短くする
全員の時間を使うわけですから、どれだけ短縮するかは考えるべきですね。
30人いても話すのは5人くらい。
あとは聞いているだけですし、20人くらいはろくに聞いてもいません。
これが真実です。
どれだけ短くするか。
大事なポイントだけ共有するかが大事です。
20人のわかっていない人たちが共有すべきポイントに絞り込んで、リソースを割くことだけでいい気がします。
事前に資料を読ませる仕組み化
事前に資料を読ませることで時短になります。
会議の場で資料を読み上げるのはムダです。
本当に読んでいない人は聞いてもいません。
事前に読ませる仕組み化で考えると、読んでいる前提で進めてしまうのもいいかもしれません。
読んでいなければ全然わからない。
これはできる人とできない人で差がどんどんつきます。
メールで全員に会議資料を事前に送るのは当たり前、もっと読ませる工夫も必要ですね。
大事なポイントだけをしっかり共有
みんなが本当に共有すべき大事なポイントだけに絞り込んだ方がいいかもしれません。
会社が置かれている状況や戦略などを解説したところで、聞く気がない人は何も響きません。
目の前の仕事だけをやっていればいいだけの人もいるんです。
事前に読ませた資料でそういう部分は網羅して、共有すべきはルールや決定事項です。
絶対守らせるルールや決定事項にこそリソースを割くことで、短時間で集中した情報共有ができるのではないでしょうか。
大事なポイントだけで考えると全体会議であれば15分くらいで終了すべきですね。
今日の会議は1時間くらいかかりましたが、発言者側の僕ですら40分くらいは別の仕事をしていました。
会議のファシリテーターになれるなら、完全に形を変えたいと思います。
ダメなリモート会議の特徴がわかってきたよ（全員参加）改善ポイントを考える さいごに
会議のリモート化は場所の分散をすることで、感染リスクを減らし、移動時間を減らす手段として絶対すべきことです。
全員参加の対面会議している状態は論外ですが、せっかくリモート化するのであれば時短して最大限の効果を発揮するようにしたいところです。
どれだけ事前に資料を読ませるか、ルールや決定事項を共有して徹底させるか。
これがリモート会議の課題です。
課題をしって解決に向けて行動していきましょう。
