どこの会社にもいますよね。
指示したことを指示通りしてくれない部下。
「承知しました」とメールなどで返事をしたくせに、どうなったか確認すると「すいません、忘れてました」と回答します。
これが繰り返されると、口頭でもメールでも完了報告を求めるようになります。
だって、完了したかどうか管理する側も心配になっちゃいますからね。
でもこれって、すごくムダなんですよ。
そこで今回は完了報告のムダについて考えてみましょう。
指示したことへの完了報告とは？
指示したことの完了報告とはどんなことか簡単に解説しましょう。
指示通り動けない人への対策
例えば、「A社への請求書の発送期日が今日までなので、発送するように」と部下に指示をしたとしますね。
そりゃ当然部下は「承知しました」といって、処理します。
しかし、翌日「昨日請求書送ったよね？」と確認すると忘れてるわけです。
これを無限に繰り返す人も世の中にはいるんですね。
完全にネジが抜けちゃってるパターンです。
だから、「請求書送ったら完了報告する様に」と指示をするんです。
めっちゃムダですけどね。
そして、完了報告が来ないので送ったか？と確認をするわけです。
そして、送っていなかったり、送ってたのに報告をしなかったりします。
こんな人の管理なんかできるわけありません。
指示したことを指示通りできなきゃ、ムダな時間ばかりかかってしまうんです。
でも、こんな人が世の中には結構な割合でいます。
管理者はこんな人の扱いをどうするか考えねばなりません。
感情的になる人に任せちゃダメ
ちなみに指示通り動いてくれない人に対して、感情的になる人に指導させてはいけません。
恐怖政治では絶対に解決しません。
「今日中にやらなかったら○すからな」「終わるまで帰るんじゃねーぞ」みたいなパワハラにつながります。
あくまでも冷静に距離を取れる人に対応させるようにしましょう。
教育者も甘めに見る
指示通り動かない人の指導をどれだけやろうと、おそらく簡単には解決しません。
そんな人を直すよう指導する教育者に対して、「ちゃんとさせろ！」と厳しく言いたくなります。
しかし、悪いのは指示を守らない人であって、教育者ではありません。
更生できないことが教育者のせいになるなら、誰もその役をやりたくないですからね。
教育者がどれだけがんばっても難しい人はいるので、教育者についても甘めにみましょう。
完了報告に期待するな
完了報告もすっぽかされるので期待してはいけません。
完了報告が来る前提でいると、裏切られたときにイライラが膨らみます。
指示通り動かない人なんですから、完了報告もしないんですよ。
期待しちゃいけないんです。
できないことが前提なんです。
指示通り動かない人にはどうしたらいいの？
指示通り動いてくれない、完了報告もしてくれないならどうすればよいのでしょうか？
その人が変わらない限り解決はしないのですが、管理する側でできることを考えてみましょう。
管理できない仕事は与えない
指示通り動かない人には与えてはいけない仕事があるんです。
見えない動きをされてしまうと、とんでもないクレームになることがあります。
ですから、目の届く仕事やクレームになりにくい仕事をさせる程度にさせる程度にしておいた方が身のためです。
1人分とカウントされてしまうと厄介なので、会社にも理解してもらいましょう。
期待しない
指示してもやらない前提で進めましょう。
期待すると誰でもイライラします。
ギリギリのラインで管理しないとやってられませんので、期待しないようにすることが大切です。
まず大切なのは自分のメンタルですからね。
やめても大丈夫な環境を作る
会社としても指示通り行動してくれない社員は、いつまで経っても扱いにくいままです。会社としても難しい仕事は頼めないので、当然評価も上がりません。
結果モチベーションも下がるという悪循環に陥り、やめてしまうこともあるでしょう。
たた、それはそれでアリです。
管理しにくく、成長性が期待できないなら、やめてもいいつもりでコントロールした方が生産的です。
いつやめられても大丈夫な環境を作っておくことでダメージを最低限にしておくと楽ですよ。
やめるように仕向けるわけではないですが、改善しないのは本人の問題でもありますから仕方ないですね。
最後に:指示したことの完了報告って本当にムダ
指示したことは指示通りすぐに行いましょう。
管理する側から見て、完了報告される人ってのはダメな人の烙印を押されてしまいます。
自ら完了報告するくらいしてもいいかもしれません。
管理者側は完了報告を指示しても、どうせできないだろうと構えているくらいがちょうどいいです。
間違っても「なんでできないだ！」と詰めないように。
何も解決しません。
そこに感情を取られないようにした方が自分にとってもプラスですよ。
