書類作成をしているとミスしてしまいますよね。
- 入力ミス
- 入力漏れ
- 数量のミス
などなど、人が行う以上必ず起こってきます。
ただ、ミスを起こすと大変なミスも多く、修正や余計な仕事が増えることも多いものです。
僕の会社でも営業が技術職に回す「指示書」に不備が多く発生しており、どうやったら防げるのかを会議で話し合うことにしました。
書類のミスを仕組みでなくすにはどうしたらよいのか考えてみます。
書類のミスを仕組みでなくすにはどうしたらよいだろうか？
「努力する」「徹底する」「注意する」みたいなことでは、根本的な解決策にはなりません。
結局やり損ねてしまったり、怠慢によってやらなかったりすることで、同じミスは繰り返されることになります。
さてさてどうしたらよいでしょうか？
別の人でチェック
上長など作った指示書を別の人がチェックすることで、書類の不備は大きく改善されると思います。
単純なダブルチェックですね。
自分自身で行うよりも制度は上がるはずです。
ただ、別の人によるダブルチェックにも弊害があります。
それは、時間（工数）がかかり、チェック者の仕事が増えること。
もうひとつは別の人のチェックによりスピード感が遅くなることです。
このふたつのデメリットは結構大きいので、別の人のチェックをしないパターンにしたいと思います。
印刷してレ点チェックをする
印刷して紙ベースでレ点チェックをすると、大きくミスを減らせるはずです。
入力しながらチェックしていたつもりでもミスは起こります。
印刷してのレ点チェックは、完成したものを印刷するわけなので二重チェックにピッタリです。
ただし印刷にも大きな弊害があります。
うちの会社は今リモートワーク中心で業務を行っています。
週2～3程度しか会社にはいかないので、タイムリーに資料を印刷することができません。
また、書類自体も社内メールで送るので印刷自体が手間です。
これもミスは減りますが、手間と天秤にかけたときに手間が勝ちますので却下とします。
会社に常にいる人は紙印刷が間違いないでしょう。
チェックリストをつくる
セルフチェックにしても、チェックリストを作り、ミスがないかを最終確認するのはどうでしょうか。
エクセルシートにチェックリストをくっつけて、全部確認しながらチェックするとすればチェックを行う癖付けになると思います。
チェック項目の確認にもなりますからね。
形骸化してしまいそうですが、チェックリストを作るは間違いないやり方の一つといえそうです。
ただし、やはり手間が発生することについては不満が出そうです。
自分自身もそうですが、1秒でもムダな仕事の時間を減らそうとしているのに、確実に時間を費やす内容なので考えものです。
入力したかどうかを色で示す
入力漏れを防ぐには色を付けるのがいいかもしれません。
入力が済んでいれば白、未入力の場合は黄色というようにしておけば、未入力箇所が見える化します。
見える化させることはミスを減らす基本です。
色付けで視覚的にわかりやすくすることは入力漏れを防ぐ対策となりそうです。
ただし、入力漏れは減らせても手入力のミスを減らすことはできませんので、入力ミスを減らす工夫もまだ考える必要がありますね
コピペで手入力は最小限に
名前や電話番号、メールアドレスなどは手入力にすることで打ち間違いが起こる可能性があります。
ミス自体はありえることです。
チェックで防ぐか仕組みで防ぐかしかありません。
チェックに頼らないようにするには、コピペをするのが間違いありません。
メールアドレスや電話番号などは、基礎となる資料からコピペにするようにするようにしたいですね。
最終チェックの実施
全部の入力が終わってからの最終チェックは何かしら必要になります。
セルフチェック・他社チェック。
ココの仕組み化がやはり一番難しいですね。
チェックリストが良さそうですが、増える工数に不満がやはりでそう。
入力後でもよいので、そうしたら事務にチェックさせるようにするか。
事務にはどれだけ仕事を与えてもいいです。
営業の工数は増やさないようにするとなると、事務に工数をかけたほうがいいかもしれません。
チェック項目をわかりやすくして、事務チェックを入れることは検討してみようと思います。
さいごに
書類のミスはどうやったって起こりえます。
ヒトが行う作業である以上、ミス自体は仕方ありません。
今僕が書いてきた文章にもきっと誤字脱字があるはずです。
でも、チェックも大事ですが、そのチェックにかかる工数が大きく増えてしまうようでは、効率も非常に悪くなります。
会社によってどちらを優先するかは異なってきます。
工数とミスのバランスを取ってよりよくなるように、しっかりと話し合いをすることが大事ではないでしょうか。
