入札関係の仕事が僕の業務になってからというもの、メールの数が半端じゃありません。
1日に何通のメールのやり取りをしているのでしょうか。
どこか出かけてしまったら、メールチェックをちゃんとしないと何か見落としが発生してしまう恐怖。
メールだけの仕事のデメリット
ビジネスチャットツールがほしいです。
本格的に会社に導入を相談しようと思います。
メールだけでの仕事で何がきついかをまずは考えてみます。
- 過去のメールが見つからない
- サーバーがすぐにいっぱいになる
- 社外と社内が混在し、送付先を間違いそうになる
- 相手が読んでいるかわからない
- 見落としが発生しがち
- メールチェックが大変
- スマホとの互換性がない
ざっと上げただけでもこれだけありました。
過去のメールが見つからない
アウトルックのメール検索がまたうんこなんですよね。
全然関係ないキーワードまで拾ってくるんで、目的のメールを見つけることが困難です。
例えば、営業の山田さんの数か月前のメールを「山田」で検索して確認しようもんなら、まったく違う山田に全部ヒットして見つかりません。
もはや山田全然関係なさそうなのも検索しちゃってます。
検索レベルが低いのがきついですね。
サーバーがすぐにいっぱいになる
会社が使ってるサーバーが弱いのもあるかもしれませんが、すぐにいっぱいになってメール受信ができなくなりそうになります。
サーバー側のメールを消す作業が発生するんですよね。
3日にかいくらいはサーバーからメールを消してると思います。
無駄な作業なので極力減らしたいですね。
社外と社内が混在し、送付先を間違いそうになる
何度かあるんですが、メールは社外とのコミュニケーションツールとして、今後もメインとなるであろうツールです。
大発明とも言えますね。
しかし、社内の仕事にもメールを使うと混在してしまうんですよね。
この前も間違いメールをやってしまいました。
社内の武田さんに送るべきメールを間違えてお客さんの武田さんに送っちゃいました。
個人情報について、いろいろと叫ばれている時代ですから、間違いメールも起こってはいないことです。
混在を防ぐためにも社内ツールはチャットツールとするような感じで仕分けしたいものです。
相手が読んでいるかわからない
メールって一方的な伝達ツールですよね。
簡単な返信をするようなシステムになっていません。
「承知しました」とか「了解しました」といった、メールを確認しましたという確認がとりにくいのはメールのデメリットですね。
LINEのように既読もつきません。
ちゃっとのように気軽に確認した旨をやりとりできるようになるともっと仕事しやすいと思います。
見落としが発生しがち
メールってたくさんありすぎるので見落としが発生しがちです。
メールを送ったつもりなのに送っていなかった。
受け取っていたけれど読めていなかったということがちょくちょく起こります。
もちろん未読既読で仕分けしたり、すぐにタスクリストに入れたり、仕組化である程度減らすこともできます。
しかし、やっぱり人ですから、忘れてしまうことは多いです。
メールチェックが大変
メールがたくさんあるとメールチェックが大変です。
朝晩とメールチェックしてますが、結構毎日毎日量があるので。
時間も費やすし、見にくいし。
仕方ないかもしれませんが、もうちょっとタスク管理と紐づけられないかなと思いながらメールを見てます。
スマホとの互換性がない
メールってスマホとの互換性がないのでスマホで使いにくいです。
Gmailにしてもそう。
やっぱりLINEをPCでもスマホでも使えるような感じの気楽さでやりとりしたいものです。
スマホでもできるチャットツールを導入したいものです
さいごに
メールだけで仕事をするデメリットを上げてみました。
ビジネスチャットツールの導入を会社に申請していこうと思います。
もっとよく、もっとはたらきやすく、もっとミスを減らせるように!